La récente épidémie de coronavirus en Chine a conduit des millions de travailleurs à une expérience nationale inédite de travail à domicile. Pendant l’épidémie, de nombreuses sociétés ont eu recours à des fonctions de contrôle à distance afin de permettre à leurs employés d’effectuer leurs tâches depuis leur domicile. Pour les chefs d’entreprise, cependant, la gestion des opérations de l’entreprise à distance est une nécessité. Cela n’implique pas toujours de travailler dans le confort de son domicile. Les chefs d’entreprises et les responsables qui sont souvent en déplacement ont besoin de maintenir une surveillance directe de leur société, en particulier dans des circonstances inévitables.
Consultez notre article précédent sur la Manière d’Améliorer la Surveillance des Activités des Entreprises
Les entrepreneurs en déplacement, en voyage à l’étranger ou tout simplement ceux qui pratiquent la distanciation sociale peuvent trouver le dispositif de contrôle à distance très pratique. Mais comment un chef d’entreprise peut-il obtenir ce type de contrôle ? Voyons un peu la “paperasse” d’entreprise qui requière votre attention et comment vous pouvez la gérer efficacement, n’importe où et n’importe quand.
3 formalités administratives importantes à gérer avec le contrôle à distance
Les notes de frais
Une note de frais est une liste de coûts soumise à l’employeur (ou parfois au client) qui détaille les dépenses remboursables et/ou admissibles encourues par le préparateur (c’est-à-dire l’employé). Les employés peuvent inévitablement encourir des dépenses lorsqu’ils accomplissent certaines tâches pour l’entreprise ou le client. Mais cela ne signifie pas qu’ils peuvent dépenser pour n’importe quoi. Il est donc important que la direction et les propriétaires de l’entreprise puissent examiner ces types de dépenses. En effet, ceux qui dirigent directement une entreprise doivent s’assurer que les fonds sont dépensés de manière judicieuse.
Des notes de frais mal vérifiées et irrégulières peuvent donner lieu à d’éventuels cas de corruption et de fraude au sein de l’entreprise. Comme ces documents sont également conservés à des fins fiscales, les détails encodés dans votre système comptable respectif doivent également être corrects.
Les factures des fournisseurs
Les fournisseurs ou les commerçants fournissent aux entreprises des factures pour les biens et services achetés. Tout comme après un dîner au restaurant, les factures des vendeurs sont plus susceptibles d’être payées à l’avance, et généralement immédiatement. Mais il n’est pas rare que les vendeurs accordent un crédit à leurs acheteurs. L’achat à crédit est une pratique commerciale courante, notamment pour établir une bonne relation acheteur-vendeur. En outre, il est essentiel de disposer d’une liste de fournisseurs fiable et organisée pour le suivi des dettes ainsi que pour l’achat efficace des stocks. Le personnel de direction doit également examiner et approuver les frais figurant sur la facture du fournisseur pour en garantir l’exactitude.
Veuillez noter que des factures de fournisseurs non vérifiées peuvent laisser échapper des surfacturations, des excédents ou des manques d’articles en stock ou d’autres frais non autorisés. Par conséquent, les entreprises sont censées fournir des preuves et la base des transactions avec une saisie précise des données des factures des fournisseurs.
Les factures
Une facture est un document commercial horodaté qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. La facture précise généralement les conditions des biens ou services achetés à crédit. Elle fournit également des informations sur les modes de paiement disponibles.
Les factures doivent aussi être examinées et approuvées par le personnel de direction. Toutefois, d’un point de vue inverse, les entreprises doivent également émettre des factures qui soient professionnelles et présentables. Ainsi, il est avantageux pour les propriétaires d’entreprises de pouvoir personnaliser leurs factures de manière à ce qu’elles répondent aux besoins de leurs clients. Les factures émises ne nécessitent pas de contrôle individuel de la part de la direction, mais les clients et les organismes gouvernementaux attendent de l’exactitude car ils se fient à ce document pour un usage officiel ou pour des questions juridiques.
Kwikdroid – un outil de contrôle à distance pour votre entreprise
Gérez votre entreprise en déplacement avec les applications modulaires de Kwikdroid dans le Cloud, où que vous soyez et à tout moment. Kwikdroid est une plateforme de comptabilité et de gestion basée sur le Cloud qui est sécurisée et entièrement conforme à la réglementation chinoise. Il peut donc s’adresser aux entrepreneurs et aux entreprises en Chine et même aux entrepreneurs en déplacement, où qu’ils soient dans le monde.
Kwikdroid possède de multiples fonctions d’entreprise allant de la création de devis à la gestion des fournisseurs en passant par la génération de listes de fournisseurs. En outre, il envoie et reçoit facilement des documents internes, des rapports et des médias. Kwikdroid élimine également les barrières linguistiques grâce à ses innovations multilingues et multidevises.
Avec Kwikdroid, les équipes situées en Chine peuvent saisir des données, notamment des notes de frais et des factures de fournisseurs en un seul clic. D’ailleurs, les responsables étrangers peuvent les examiner, les approuver ou les rejeter dans la langue de leur choix, à distance, à tout moment et n’importe où !
Gestion des dépenses
Gestion des factures des fournisseurs
Les technologies d’IA et de RCO de Kwikdroid permettent une saisie précise des documents. Il suffit de prendre une photo de vos documents tels que les dépenses, les factures des fournisseurs et les reçus, et le système remplira automatiquement les informations appropriées. Enfin, vous pouvez enregistrer et conserver tous ces documents en toute sécurité grâce au Cloud. Pour en être sûr, nos comptables agréés examineront les notes de frais et approuveront également toutes les mesures appropriées. De plus, le système de chat interne vous permettra d’avoir une ligne directe avec notre comptable pour répondre rapidement à vos questions et préoccupations.
Discutez avec votre comptable
Conclusion
La technologie nous permet de nous occuper de la paperasse sans avoir à soumettre et à recevoir des documents physiques. Un chef d’entreprise en Chine peut obtenir un contrôle à distance efficace de son entreprise en s’appuyant sur une technologie fiable et entièrement conforme aux lois chinoises. De plus, des outils de contrôle à distance efficaces tels que Kwikdroid vous aident à atteindre la transparence, la précision et la standardisation incidemment dans le processus.
Le passage de votre entreprise à un système basé sur le Cloud tel que Kwikdroid vous donne le pouvoir d’être plus précis dans la gestion de vos rapports dans le respect des règles plus strictes de la Chine. Il s’agit donc d’un pas vers une activité commerciale beaucoup plus sûre et plus rentable.
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Si vous êtes intéressé par Kwikdroid, contactez-nous ou rendez-vous sur notre page Kwikdroid pour demander une démo et voir les prix et les forfaits que nous proposons. Vous pouvez également consulter notre page sur la fiscalité et la comptabilité afin d’en savoir plus sur nos services spécialisés.
S.J. Grand propose également des services ERP dans le Cloud pour votre entreprise si vous éprouvez actuellement des difficultés à gérer vos opérations dans le cadre de la pandémie COVID-19. Consultez notre page sur les services informatiques pour en savoir plus.
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