Êtes-vous sur le point de mener des affaires en Chine ou avec des partenaires Chinois ? Dans ce cas, il est important que vous soyez au courant de l´étiquette et de la culture des affaires chinoise. Le niveau de compréhension que vous en avez joue un rôle majeur dans le succès ou l´échec de votre projet.
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Qu´est-ce que le guanxi et pourquoi la hiérarchie et “le maintien de la face” sont si importants dans le monde des affaires chinois ? Comment mener une réunion professionnelle avec succès en Chine ? Poursuivez votre lecture pour obtenir des réponses à ces questions, et bien plus encore !
La Culture Locale : Comment Entrer en Contact avec des Entreprises Chinoises
Traditionnellement, le réseautage chinois se fait par le biais du bouche à oreille et de recommendations provenant de partenaires de confiance. Les relations jouent un rôle primordial dans les affaires en Chine. Ainsi, puisque les entreprises étrangères sont souvent exclues des réseaux professionnels chinois, il peut être difficile pour elles de rencontrer et d´interagir avec leurs homologues chinois.
Cependant, il existe des solutions simples à ce problème. Assister à des événements de réseautage est certainement le meilleur moyen de faire de nouvelles rencontres, surtout si vous cherchez à entrer en contact avec des personnes d´un secteur spécifique. Les Chambres de Commerce des grandes villes chinoises organisent des événements mensuels, voire hebdomadaires, qui peuvent vous aider à développer votre réseau. La sollicitation à froid peut être une autre alternative, mais les gens d’affaires chinois préfèrent de plus en plus utiliser WeChat comme principal outil de communication. Vous pouvez essayer de suivre le compte officiel de la société sur WeChat et envoyer un message direct à l’administrateur. Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez des professionnels qui vous aideront à établir une stratégie spécifique à la Chine et vous guideront tout au long du processus.
Guanxi: L’importance d’Établir une Relation Solide
En Chine, le concept confucéen de guanxi est crucial pour toute relation commerciale. Il fait référence à une relation solide et peut impliquer des faveurs privées et commerciales fondées sur la réciprocité. Ainsi, une fois en contact avec un partenaire ou un client chinois potentiel, commencez à travailler sur votre guanxi. Les affaires résultent de relations interpersonnelles. Si vous souhaitez conclure un accord, vous devez progressivement instaurer un climat de confiance avec votre partenaire chinois. Vous devrez peut-être faire preuve de patience et assister régulièrement à des dîners d’entreprise, des événements et des réunions professionnelles. Assister à ces événements est indispensable. Cependant, cela ne suffit pas. Il faut également s´assurer de laisser une bonne première impression et ne pas commettre de faux pas culturel. C’est alors que l’étiquette commerciale entre en jeu.
Comment Mener avec Succès une Réunion d´Affaires en Chine
Pour les étrangers, organiser et assister à des réunions professionnelles avec des homologues chinois peut s´avérer assez difficile, surtout si vous ne connaissez pas l´étiquette correspondante.
Mark E. Buchman, professeur à la UCLA Extension, explique qu´il existe 5 principes à suivre, qu´il appelle les “5 P” :
- Planification
- Persévérance
- Patience
- Relations Personelles
- Perfection
Et ceci n´est qu´un bref aperçu des nombreux éléments à prendre en compte. Voici quelques conseils supplémentaires que vous pouvez appliquer lors de réunions d´affaires avec des homologues chinois.
Préparation
Tout d´abord, votre réunion doit être planifiée très soigneusement.
- Choisissez la bonne date : Lorsque vous choisissez une date, évitez les jours fériés en Chine. Consultez le site web du gouvernement chinois pour plus de détails.
- Anticipez : Renseignez-vous autant que possible sur l´entreprise et la personne avec laquelle vous avez affaire. Cela peut vous aider à mieux comprendre votre homologue et à anticiper les potentiels imprévus. S´il existe des barrières linguistiques par exemple, il faudra éventuellement prévoir un interprète.
- Invitation et confirmation : Planifiez et soyez patient. Tout d´abord, assurez-vous de transmettre des informations précises sur les thèmes qui seront abordés. Ensuite, essayez de ne pas précipiter votre interlocuteur, et ne soyez pas surpris s´il/elle confirme sa présence à la dernière minute.
Première Rencontre
Cette partie est essentielle pour vous afin de faire une bonne première impression. Le code vestimentaire devrait être formel et vous devriez être à l´heure – ou même en avance.
- Arrivée : Si vous êtes l´hôte de la réunion, veillez à envoyer un représentant pour accueillir les invités à l´extérieur et les escorter jusqu´à la salle de réunion. Assurez-vous aussi à respecter l´ordre d´entrée dans la salle de réunion, qui se fait généralement par ordre hiérarchique – bien que cette pratique perde petit à petit de son importance dans la culture chinoise. Ensuite, l´hôte salue chaque invité individuellement par ordre de rang décroissant.
- Salutation : Habituellement, une légère inclinaison de la tête suffit, mais vous pouvez parfois également serrer légèrement la main lorsque votre homologue chinois l´initie. Lorsque vous vous adressez à quelqu´un, veillez à toujours suivre la règle suivante : Nom de famille + Titre. Bien évidemment, avoir un nom chinois serait aussi un avantage.
- Carte de visite : C´est un élément très important dans la culture en entreprise chinoise. D´abord, assurez-vous que votre carte de visite est de bonne qualité et de préférence bilingue. Lorsque vous la tendez à votre homologue – ou lorsque votre homologue vous tend la sienne – utilisez les deux mains et veillez à ce que la version chinoise se trouve sur le dessus et que l´écriture soit tournée vers la personne qui la reçoit. Après avoir reçu une carte de visite, prenez le temps de la lire, puis gardez-la devant vous ou mettez-la dans une poche près de votre coeur. Par ailleurs, n´écrivez jamais sur une carte de visite !
Pendant la Réunion
Attribution des sièges :
Elle se fait toujours par rang. Généralement, la place à la droite de l´hôte est la place d´honneur.
Commencement :
Avant de commencer à parler d´affaires, il est préférable d´avoir quelques échanges de banalités. Vient ensuite un discours de bienvenue, et, enfin, les conversations plus sérieuses autour des affaires. Lorsque vous présentez votre entreprise, n´oubliez pas de mentionnez ses particularités, telles que sa taille, sa date d´établissement, sa réputation, etc. Ces aspects sont particulièrement bien vus en Chine et peuvent donc constituer un atout majeur pour votre entreprise.
Pendant le repas :
- Ne refusez pas un plat, cela pourrait être considéré comme impoli.
- Si vous savez comment les manier, utilisez des baguettes. Cela fera une bonne impression.
- Louez la nourriture, mais sans tomber dans l´excès. Vous ne voulez certainement pas que votre homologue vous considère malhonnête.
- Ne finissez pas votre plat trop rapidement, autrement votre homologue pourrait croire que vous avez encore faim.
- Attention : En Chine, il existe une véritable culture de l´alcool, notamment autour de l´alcool “bai jiu”. Par conséquent, il vous faudra probablement accepter de boire une certaine quantité d´alcool avec vos partenaires chinois, à moins que vous ayez de bonnes excuses telles que des raisons médicales.
Communication :
Distance et communication indirecte
- La majorité des Chinois communique généralement de manière très indirecte. Vous aurez donc éventuellement à interpréter une grande partie de ce qui est dit – et de ce qui ne l´est pas. En conséquence, il est aussi préférable de ne pas donner des réponses fortement négatives.
- Les émotions sont en général dissimulées au nom de l´harmonie et dans le but de “garder la face”. En Chine, ceci affecte directement la réputation et la dignité de la personne. Cela montre aussi que la plupart des Chinois est plutôt averse au risque. Ainsi, le processus de prise de décision peut être relativement lent.
- Évitez le contact physique, et ne montrer pas du doigt. Si nécessaire, utilisez de préférence la totalité de votre main avec la paume vers le ciel.
Avoir une conversation
- Selon l´étiquette chinoise, les subordonnés devraient éviter de prendre la parole sans en avoir été invité par le supérieur. Ainsi, il est plus facile de savoir qui est aux commandes.
- Veillez à donner à votre interlocuteur l´occasion de parler, parce qu´il ne vous interrompra pas (et vous devriez faire de même).
- Évitez les sujets controversés tels que la politique, l´environnement ou les droits de l´homme. Partagez plutôt vos impressions positives de la Chine.
- Rappelez-vous que si une personne acquiesce, cela signifie simplement qu´elle écoute, elle n´est pas forcément d´accord avec son interlocuteur.
Négociation interpersonnelle :
La négociation est très courante en Chine. Ce processus vise à converger vers un bénéfice mutuel, un état d´harmonie et une relation de long terme.
L´addition :
Elle est généralement prise en charge par l´hôte, bien que l´invité puisse proposer 2 à 3 fois de payer, suivi d´une légère protestation, mais sans en venir à une dispute.
Autres spécificités essentielles de la culture des affaires chinoise
- Cadeaux: Vous devez faire très attention aux cadeaux. D’une part, ils pourraient être interprétés à tort comme une tentative de corruption et éveiller les soupçons. D’autre part, ils sont toujours essentiels dans la culture d’entreprise chinoise pour construire et entretenir le guanxi. Ainsi, la meilleure option consiste à offrir seulement des petits cadeaux relativement peu coûteux, comme du thé, des spiritueux ou toute chose qui a une signification culturelle. Les horloges, les parapluies et les objets pointus sont à bannir. Les cadeaux doivent toujours être emballés – mais pas dans du papier noir ou blanc – et donnés et reçus avec les deux mains. Généralement, les cadeaux ne sont pas déballés devant la personne qui les a offerts. Faire autrement serait considéré comme impoli.
- Chiffres, couleurs et dates: Les numéros porte-bonheur en Chine sont 6, 8 et 9, tandis que 4, 73 et 84 devraient être évités. En ce qui concerne les couleurs, l’or est toujours une bonne option, car il représente la richesse. Bien que le rouge soit souvent utilisé à des fins d’emballage, vous devez également garder à l’esprit que l’écriture en rouge est à éviter. Pour ce qui est des dates, notez que l´ordre chinois est le suivant: année / mois / jour.
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