Vous êtes sur le point de faire des affaires en Chine ou avec des homologues chinois ? Dans ce cas, vous devez être conscient de la culture et de l’étiquette des affaires chinoises. Votre connaissance du sujet peut avoir un impact considérable sur l’échec ou la réussite de votre projet.
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Qu’est-ce que le guanxi et pourquoi la hiérarchie et le fait de “garder la face” sont-ils si importants dans les affaires chinoises ? Comment mener à bien une réunion d’affaires en Chine ? Continuez à lire pour obtenir des réponses à ces questions et bien d’autres choses encore.
Culture d’entreprise locale : comment entrer en contact avec les entreprises chinoises
Traditionnellement, la mise en réseau des Chinois se fait par le bouche à oreille et les recommandations d’un partenaire de confiance. Les relations jouent un rôle important dans la conduite des affaires en Chine. Par conséquent, comme les entreprises étrangères sont souvent en dehors des réseaux d’affaires chinois, il peut être difficile pour elles de rencontrer et d’interagir avec leurs homologues de l’empire du milieu.
Toutefois, il existe des moyens faciles de s’attaquer à ce problème. La participation à des événements de réseautage est sans doute le meilleur moyen de rencontrer de nouvelles personnes, surtout si vous cherchez à établir des contacts dans un secteur d’activité spécifique. Les chambres de commerce des grandes villes chinoises organisent des événements mensuels et même hebdomadaires qui peuvent vous aider à élargir votre réseau. L’envoi de « mails à froid » (cold emailing) peut être une autre solution, bien que les hommes d’affaires chinois préfèrent de plus en plus utiliser WeChat comme principal outil de communication. Vous pouvez essayer de suivre le compte officiel de l’entreprise et envoyer un message direct à l’administrateur. Si cela ne fonctionne toujours pas, vous pouvez prendre contact avec des consultants en affaires qui vous aideront à établir une stratégie spécifique à la Chine et vous guideront tout au long du processus.
Guanxi : l’importance de construire une relation solide
En Chine, le concept confucéen de guanxi est crucial pour toute relation d’affaires. Il fait référence à une relation solide et peut impliquer des faveurs privées et commerciales basées sur la réciprocité. Ainsi, dès que vous êtes en contact avec un partenaire ou un client chinois potentiel, vous devez commencer à travailler sur votre guanxi. Les personnes font des affaires avec des personnes. Si vous souhaitez conclure une affaire, vous devez progressivement établir une relation de confiance avec votre partenaire chinois. Cela peut vous demander de la patience et de participer régulièrement à des dîners d’entreprise, des événements et des réunions d’affaires. Il est indispensable d’assister à ces événements. Toutefois, vous devez également vous assurer de laisser une bonne première impression et éviter de commettre des faux pas culturels. C’est là que l’étiquette des affaires entre en jeu.
Comment mener à bien une réunion d’affaires en Chine
Pour les étrangers, organiser et assister à des réunions d’affaires avec des homologues chinois peut être assez difficile, surtout si vous ne connaissez pas l’étiquette commerciale correspondante.
Mark E. Buchman, instructeur à UCLA Extension, explique qu’il y a 5 principes à suivre – appelés les 5P – quand il s’agit de faire des affaires en Chine :
- Planification
- Persévérance
- Patience
- Relations Personnelles
- Perfection
Et ce n’est qu’un bref aperçu. Voici quelques autres conseils que vous pouvez appliquer lors de vos réunions d’affaires avec vos homologues chinois.
Préparation
Tout d’abord, votre réunion doit être planifiée de manière très approfondie.
- Choisissez la bonne date : lorsque vous choisissez une date, veillez à éviter les jours fériés en Chine. Consultez le site web du gouvernement chinois pour plus de détails.
- Anticipez : Renseignez-vous le plus possible sur l’entreprise et découvrez à qui vous avez affaire. Cela peut vous aider à mieux comprendre votre interlocuteur et à vous préparer aux éventualités. S’il existe des barrières linguistiques, vous devriez par exemple prévoir des services d’interprétation.
- Invitation et confirmation : Planifiez à l’avance et soyez patient. Tout d’abord, assurez-vous de partager à l’avance des informations précises sur les sujets à discuter. Ensuite, essayez de ne pas presser votre homologue chinois, et ne soyez pas surpris s’il vous donne une confirmation de dernière minute.
Première rencontre
Cette partie est essentielle pour vous permettre de faire une première impression positive. Le code vestimentaire doit être formel et vous devez être à l’heure, voire en avance.
- Arrivée : Si vous êtes l’hôte de la réunion, veillez à envoyer un représentant pour recevoir les invités à l’extérieur et les escorter dans la salle de réunion. N’oubliez pas non plus que l’entrée dans la salle se fait dans l’ordre hiérarchique – même si cela devient peu à peu moins critique dans la culture d’entreprise chinoise. Ensuite, l’hôte saluera chacun individuellement et par ordre de rang décroissant.
- Salutation : Habituellement, un léger signe de tête ou une inclinaison est apprécié, mais parfois vous pouvez aussi serrer doucement la main si votre homologue chinois en prend l’initiative. Lorsque vous vous adressez à quelqu’un, vous devez toujours suivre la règle suivante : Nom de famille + Titre. Bien entendu, le fait d’avoir un nom chinois est un plus.
- Cartes de visite : C’est un élément très important de la culture commerciale chinoise. Tout d’abord, assurez-vous que votre carte de visite est de bonne qualité et, de préférence, bilingue. Lorsque vous la remettez – ou en recevez une – utilisez vos deux mains et assurez-vous que la version chinoise se trouve sur le dessus, l’écriture étant tournée vers la personne qui la reçoit. Après avoir reçu une carte de visite, prenez le temps de la lire, puis veillez à la garder devant vous sur la table ou à la mettre dans une poche près de votre cœur. N’écrivez d’ailleurs jamais sur une carte de visite !
Pendant la réunion
Sièges :
C’est toujours organisé en fonction du rang. En général, la place d’honneur est celle qui se trouve à droite de la personne qui invite.
Début :
Avant de commencer à parler affaires, il faut toujours s’entretenir brièvement. Suit un discours de bienvenue, puis une discussion sur les affaires. Lors de la présentation de votre entreprise, n’oubliez pas de mentionner les particularités de votre entreprise comme la taille, la date de création, la réputation, etc. Cela peut être un grand atout pour votre entreprise, puisque c’est particulièrement bien considérée en Chine.
Prendre un repas :
- Ne refusez pas un plat, cela peut être impoli.
- Essayez de manger avec des baguettes si vous savez comment les utiliser. Cela fera bonne impression.
- Même si roter et boire bruyamment font partie de l’étiquette des affaires chinoise, se moucher en mangeant est interdit en Chine.
- Faites l’éloge de la nourriture – mais sans excès, vous ne voulez pas que votre interlocuteur pense que vous êtes malhonnête.
- Ne finissez pas votre repas trop vite, sinon ils pourraient penser que vous avez encore faim.
- Attention : en Chine, il existe une véritable culture de la boisson basée principalement sur l’alcool “baijiu”. Ainsi, vous devrez peut-être accepter toutes les boissons que votre partenaire chinois vous offre, à moins que vous n’ayez de bonnes raisons de ne pas le faire, telles que des raisons médicales.
Communication :
Être Indirect et distant
- Les Chinois communiquent généralement de manière très indirecte, et il se peut donc que vous deviez interpréter une grande partie de ce qui est dit et de ce qui est omis. Par conséquent, il est également préférable d’éviter de donner de fortes réponses négatives.
- Les émotions sont généralement cachées au nom de l’harmonie et afin de “garder la face”. Cela affecte directement la réputation et la dignité d’une personne en Chine. Cela montre également que la plupart des Chinois ne sont pas très enclins aux risques. Par conséquent, le processus de décision peut être relativement lent.
- Évitez tout contact physique et ne pointez pas du doigt. Ne montrez quelque chose que d’une main ouverte si nécessaire.
Conversation
- Selon l’étiquette commerciale chinoise, les collègues subordonnés doivent éviter de parler sans qu’une personne de haut rang ne le leur demande. Il est ainsi plus facile de savoir qui est responsable.
- Veillez à donner à votre interlocuteur la possibilité de parler, car il ne vous interrompra pas (et vous ne devriez pas non plus).
- Évitez les sujets controversés comme la politique, l’environnement et les droits de l’homme. Essayez plutôt de partager vos pensées positives sur la Chine.
- N’oubliez pas que si quelqu’un hoche la tête, cela signifie seulement qu’il écoute, et pas nécessairement qu’il est d’accord.
Négociation interpersonnelle :
La négociation est très courante en Chine. Ce processus vise à converger vers un bénéfice mutuel, un état d’harmonie et une relation à long terme.
L’addition :
Elle est payée par l’hôte, même si la contrepartie peut proposer 2 ou 3 fois de payer, suivie d’une légère protestation, mais sans argumenter.
Autres spécificités essentielles de la culture d’entreprise chinoise
- Les cadeaux : Il faut faire très attention aux cadeaux. D’une part, ils peuvent être interprétés à tort comme de la corruption et éveiller des soupçons. D’autre part, ils sont toujours essentiels dans la culture commerciale chinoise pour construire et entretenir le guanxi. Ainsi, la meilleure solution consiste à n’apporter que de petits cadeaux relativement peu coûteux, comme du thé, des spiritueux ou tout ce qui a une signification culturelle. Les objets interdits sont les horloges, les parapluies et les objets pointus. Les cadeaux doivent toujours être emballés – mais pas dans du papier noir ou blanc – et être donnés et reçus à deux mains. En général, les cadeaux ne sont pas déballés devant la personne qui les a offerts. Agir autrement serait considéré comme impoli.
- Numéros, couleurs et dates : En Chine, les chiffres porte-bonheur sont 6 et 8, alors qu’il faut éviter les 4, 73 et 84. En ce qui concerne les couleurs, l’or est toujours une bonne option, car il représente la richesse. Bien que le rouge soit souvent utilisé pour les emballages, vous devez également garder à l’esprit qu’il est absolument interdit d’écrire en rouge. En ce qui concerne l’écriture des dates, notez que l’ordre chinois est le suivant : année/mois/jour.
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