La covid-19 est une crise inédite. Elle a apporté de la confusion, réduit la main-d’œuvre, et diminué les interactions face à face. Bien que chacun ait souffert de différentes manières, les fraudeurs en ont profité et peuvent même réussir leur coup si les dirigeant d’entreprise ne font pas attention.
Lisez notre précédent article sur le Triangle de la Fraude et COVID-19 : A quoi faut-il Faire Attention ?
Les fraudeurs peuvent attaquer avec succès les entreprises qui ignorent comment celles-ci se produisent, surtout au sein d’une société. Cependant, il existe des moyens de « repérer et d’empêcher » les arnaques. Connaître les subtilités des scénarios typiques de fraude vous aidera à les éviter.
Découvrez les 4Q et 1C de la fraude au paiement des fournisseurs :
- Qu’est-ce que la fraude au paiement des fournisseurs ?
- Qui commet la fraude et qui sont les victimes ?
- Quand sont-ils le plus actifs ?
- Quand commettent-ils une fraude ?
- Comment les repérer et les arrêter ?
Fraude au paiement des fournisseurs
Le cas habituel d’une fraude au paiement des fournisseurs peut être sous la forme d’entreprise dont on ne se méfierait pas. De telles entreprises auront des revendications légitimes non livrées en raison de paiements détournés vers d’autres sociétés. Un simple mail peut coûter des millions à une entreprise. Par exemple, une société ABC achète de la marchandise à 10 yuan auprès de l’entreprise XYZ, et la marchandise est livrée. Le bureau d’achat de ABC reçoit un email disant de faire le chèque à l’ordre de la société XXX. Sans confirmer auprès de son fournisseur, l’entreprise ABC effectue le paiement. Ce n’est que si la société XYZ rappelle à leurs clients les soldes impayées que l’entreprise ABC saura qu’elle a été victime de fraude.
A présent, imaginez que ce scénario se produise dans des entreprises du monde réel, avec des sommes allant jusqu’à des millions de dollars. De nos jours, les virements bancaires sont très pratiques, ce qui rend la tâche pour les fraudeurs d’autant plus facile.
Les fraudeurs
Les fraudeurs peuvent être au sein même de l’entreprise, ou en dehors. Il peut s’agir de vos managers les plus fiables, de personnes haut placés ou avec différents accès, de votre personnel, vos clients, ou des personnes au hasard qui vous veulent du mal. Lors d’une fraude au paiement des fournisseurs, la victime n’est pas seulement l’entreprise qui a payé une société fictive ou frauduleuse, mais également le fournisseur qui n’a pas reçu ce qui lui est dû. Les auteurs peuvent tout à fait être des étrangers ayant à peine accès au mail de l’entreprise payante et qui ont réussi à détourner le paiement vers eux plutôt qu’au bénéficiaire.
Activités frauduleuses
Le Business E-mail Compromise (BEC, ou compromission d’email en français) est une arnaque touchant les entreprises qui effectuent des virements bancaires et qui ont des fournisseurs à l’étranger. D’avril à mai 2020, les attaques BEC axées sur la fraude de factures ou de paiements ont augmenté de 200%. A noter qu’il s’agit de la période où la covid-19 a ralenti en Chine mais s’est accélérée partout ailleurs.
Les fraudeurs peuvent imiter vendeurs, fournisseurs, ou clients afin de rediriger les paiements des fournisseurs. Autrement dit, la confusion de l’épidémie a causé des questions telles que « vais-je attraper le virus ? », « aurai-je toujours un emploi après ce confinement ? », « comment puis-je savoir si je suis en sécurité aujourd’hui ou dans le futur ? » etc. et a plongé la majorité du monde dans une panique, les fraudeurs en ont ainsi profité.
La rationalisation derrière l’acte de fraude
Justifier la fraude peut prendre différentes formes, mais une célèbre actrice a dit un jour : « Ce n’est pas parce que tu peux le faire que tu dois le faire. » Ce n’est pas parce que les fraudeurs peuvent s’en sortir, ils le font pour le plaisir de frauder.
Identifier une fraude au paiement des fournisseurs
Lorsque vous avez affaire à des fraudeurs à l’intérieur de votre entreprise, ils peuvent ajouter des vendeurs fictifs à votre liste principale et détourner les paiements ici. De plus, les comptes périmés peuvent aussi être exploités en envoyant une facture à la société débitrice pour des commandes en cours qui n’ont pas été suivies par les fournisseurs, et ce en redirigeant le compte bancaire vers eux.
Le fraudeur peut également envoyer des mails ou d’autres lettres à apparence légitime, qui finalement redirigeront les paiements destinés à vos fournisseurs. Hormis les emails et autres correspondances, la fraude peut avoir lieu par le biais d’appel téléphonique personnel. Ces appels peuvent impliquer des informations confidentielles telles que des changements de compte bancaire ou d’adresse. De fausses factures envoyées aux entreprises dans l’espoir d’échapper à un examen approfondi est également une pratique courante.
Les responsables des comptes fournisseurs des sociétés victimes peuvent tout simplement créer un fournisseur pour cette facture sans consulter le service des achats, de sorte que la facture puisse être payée. En résumé, on peut les appeler :
- Fournisseurs fictifs dans la liste des fournisseurs
- Réclamations des fournisseurs non payés
- Emails et autres correspondances fictives
- Appels demandant un changement de compte bancaire ou d’adresse
- Factures fictives qui échappent à tout contrôle
Bien que la fraude est un risque qu’aucun chef d’entreprise ne peut totalement éliminer (à moins que tous les fraudeurs du monde disparaissent), rester vigilent est essentiel pour éviter à votre entreprise de succomber à de telles pratiques et de lutter contre celles-ci. Vous pouvez réduire ces risques en renforçant la sécurité, en maintenant un équilibre entre contrôle et contre-pouvoir, et de vous assurer que vous avez un système fiable et pratique sur lequel votre entreprise peut s’appuyer.
Comment éviter une fraude au paiement des fournisseurs avec Kwikdroid
S’occuper le la liste des fournisseurs fait parti des nombreuses fonctionnalités de Kwikdroid. Les fournisseurs à l’étranger peuvent avoir des comptes dans différentes devises mais cette plate-forme basée sur le Cloud peut fonctionner avec diverses devises et langues. De plus, Kwikdroid peut automatiser d’importantes fonctions de fournisseurs-vendeurs et vous préviendra chaque fois qu’un nouveau fournisseur sera ajouté. Puisque tout est accessible n’importe où et n’importe quand, les chefs d’entreprise peuvent être au courant de chaque transaction réalisée au sein de la société. C’est ce que fait Kwikdroid, il vous donne un contrôle et une transparence totale sur vos activité commerciales. Découvrez les fonctionnalités de facturation de Kwikdroid ci-dessous.
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Conclusion
La fraude au paiement des fournisseurs n’est pas un risque que l’on peut totalement éviter mais qui peut être facilement géré. Avec les bonnes informations, systèmes et soutien professionnel, subir de telles pratiques est inconcevable. Peu importe la forme que les fraudeurs souhaitent prendre, votre entreprise peut être préparée sans avoir à l’apprendre de la manière forte.
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