Un système de gestion des tâches (task tracker) est un outil indispensable pour tout employé de bureau. De temps en temps, les employeurs et les responsables ont besoin de savoir quel projet leur personnel est en train de terminer. Ce faisant, ils apprennent à connaître la valeur d’une tâche en cours, à savoir si le temps est bien utilisé ou si certains projets sont en attente. Toutes sortes de chefs d’entreprise ont divers rôles à remplir pour différents objectifs. Ils doivent être capables de remplir leurs fonctions et de s’assurer que leur personnel en fait de même.
Lisez notre précédent article sur La Visibilité Financière avec des Tableaux de Bord en Temps Réel
Il arrive que les employés ou la direction se trouve dans une situation d’immobilité dans leur milieu de travail. Avez-vous déjà regardé votre écran d’ordinateur sans savoir quoi faire en premier parmi toutes vos tâches ? Que faites-vous lorsque vous ne savez pas quoi faire ? C’est alors qu’un système de suivi des tâches pourrait vraiment vous être utile !
Qu’est-ce qu’un task tracker ?
Un système de gestion des tâches peut surveiller chaque travail ou tâche informatique devant être effectué. Il peut s’agir par exemple de feuilles de temps et de modules de projet, intégrés à votre logiciel d’activités commerciales. Les modules de feuilles de temps enregistrent le temps passé par les employés sur une certaine tâche. L’employé effectue cette opération manuellement lorsqu’il essaie de terminer une tâche en cours. Vous trouverez ci-dessous un exemple d’enregistrement de feuilles de temps à l’aide de Kwikdroid.
Un module de projet, d’autre part, est lié au module de feuille de temps où un employé peut être affecté à une tâche et être suivi pour ce projet particulier. Les employeurs, les responsables des ressources humaines ou les cadres hiérarchiques peuvent assigner ces projets. En outre, ils peuvent également contrôler leur présence grâce à un système d’enregistrement et de contrôle en ligne. Les solutions basées sur le cloud telles que Kwikdroid vous permettent d’utiliser et de mettre en œuvre en toute sécurité ces outils liés aux projets, et bien plus encore ! Vous trouverez ci-dessous un exemple de système de check-in/check-out de Kwikdroid :
Comment le bon logiciel avec un suivi des tâches peut-il donc aider à améliorer les opérations commerciales ?
Motivation et productivité
Plus les employés sont motivés, plus leur productivité est élevée. Un système de suivi des tâches enregistre le temps passé sur un projet et les efforts déployés pour le mener à bien. Le fait de pouvoir suivre le temps que les employés consacrent aux projets permet aux responsables de fixer des normes pour chaque projet. Cela leur permet également d’intégrer des pauses dans le calendrier.
Lorsque les membres de l’équipe ont suffisamment de temps pour se reposer et s’occuper de leurs affaires personnelles, ils apprécieront également l’intérêt que leur montre l’entreprise. La prévention du risque d’épuisement professionnel contribue à motiver les employés dans l’accomplissement des tâches et donc à accroître la productivité. Toutefois, il n’y a pas besoin de s’inquiéter des longues pauses prises. Étant donné qu’un task tracker énumère clairement les tâches, il sera difficile de faire se chevaucher les tâches professionnelles et les affaires personnelles.
Efficacité et précision
Tandis que l’efficacité est atteinte lorsque les tâches sont accomplies dans les meilleurs délais possibles, la précision est la réalisation d’un travail aussi parfait que possible. Il est parfois difficile de trouver un équilibre entre les deux. Dans certains cas, il faut sacrifier l’efficacité si l’on veut être précis, pour pouvoir se concentrer sur des détails plus minutieux, ou renoncer à la précision pour pouvoir terminer les tâches immédiatement.
La mise en place d’un système de gestion des tâches améliore la précision des tâches quotidiennes, sans sacrifier la rapidité avec laquelle ces tâches sont accomplies. Le fait de pouvoir établir des priorités et de suivre vos projets vous évitera d’oublier et d’échanger les besoins de chaque projet. Vous pouvez également identifier rapidement les tâches de haut niveau par rapport à celles qui sont moins importantes. De plus, en étant capable de suivre les efforts que vous et vos employés consacrent à chaque travail, vous pourrez identifier les étapes inutiles et être plus efficace pour respecter les délais.
Focus
Certaines plateformes comme Kwikdroid vous permettent de fixer des dates de réunions, des échéances et d’autres dates nécessitant des rappels. Cette fonctionnalité, parmi beaucoup d’autres intégrées à la conception d’un task tracker, décourage le multitâche qui fait perdre aux employés (et aux chefs d’entreprise) leur concentration.
En étant capable de rester productif et de faire des pauses dans le planning de travail, le succès de la tâche en cours est assuré. Cela permet également de se concentrer sur des projets plus importants ou même sur les projets qui peuvent être facturés à de meilleurs clients. Ce type de priorisation dépend des valeurs et des priorités de l’entreprise. Plus les employés sont concentrés sur leurs tâches, plus ils sont capables de passer aux projets suivants avec succès.
Conclusion
Nous avons tous fait l’expérience de la confusion qui accompagne parfois un afflux massif de projets à terminer, parfois tous en même temps. Alors que faire quand on ne sait plus quoi faire ? Organisez-vous en utilisant une technologie conçue pour vous aider à rester concentré sur la réalisation des missions avec efficacité et précision afin de vous aider à rester motivé et productif. Les logiciels d’entreprise comme Kwikdroid sont conçus pour aider les propriétaires d’entreprises à atteindre ce niveau de productivité, et pour leurs employés à s’épanouir dans l’exercice de leurs fonctions.
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