Gérer une entreprise de manière rentable fait partie des mesures à prendre pour assurer son bon fonctionnement. De plus, les sociétés doivent gérer efficacement leurs coûts pour éviter de nouvelles pertes en cas de crise économique. Surtout dans le contexte de la pandémie COVID-19 qui a provoqué la fermeture de nombreuses entreprises, la survie devient une priorité absolue.
Consultez notre article précédent sur le Guide de Survie des Entreprises Face à la crise COVID-19
De nombreuses entreprises, grandes ou petites, se contentent parfois de réduire les coûts plutôt que de les réduire effectivement. Et souvent, cela crée des problèmes imprévus à l’avenir et met en péril les relations avec les clients et les employés. Il est donc crucial d’employer une stratégie de gestion des coûts efficace qui profite à toutes les parties concernées.
Mettre en œuvre des stratégies de gestion des coûts
La réduction des coûts est une réponse réactive à court terme à des problèmes apparemment urgents pouvant entraîner des complications, autant que des solutions. D’autre part, la réduction effective des coûts est une stratégie proactive à long terme qui, en fin de compte, profitera aux clients, aux employés et à l’entreprise sur la durée. En termes simples, une gestion efficace des coûts consiste à réduire certains coûts d’une manière qui serait toujours bénéfique pour l’entreprise au lieu de réduire des aspects importants (c’est-à-dire la réduction des coûts) tels que la qualité des produits, les relations avec les clients et l’intégrité de l’entreprise.
La réduction des coûts implique que les entreprises peuvent, par exemple, opter pour des matières premières moins chères qui produisent des produits de faible qualité plutôt que de réduire des frais généraux moins importants. Voici quelques techniques de gestion rentables pouvant être plus utiles que la réduction des coûts.
1. Évitez de réduire les matières premières ou de passer à des matières premières de moindre qualité.
Le maintien d’une bonne qualité des produits et des services est essentiel pour que les entreprises puissent satisfaire leurs clients. Cependant, la réduction des coûts tend à la compromettre. Il n’est donc pas utile de réduire les matières premières directement attribuables à la satisfaction des clients, donc aussi aux revenus de l’entreprise. Les sociétés doivent apprendre à corriger les dépenses inutiles en mettant en œuvre les stratégies de gestion des coûts suivantes :
- Passer de la livraison express de matières premières à longue durée de vie à la livraison normale ;
- Externaliser le traitement de certaines parties du produit plutôt que de le fabriquer en interne ;
- Réduire au strict minimum les emballages et la publicité ;
- Passer du commerce traditionnel de briques et de mortier au e-commerce ;
- Du Dropshipping pour les vendeurs en ligne afin d’éviter de devoir louer des installations de stockage d’inventaire ;
- Condenser les fournisseurs pour obtenir des tarifs de gros, ou simplement payer plusieurs services publics à un prix inférieur (c’est-à-dire une seule entreprise pour fournir les services d’Internet, de téléphone et télévision).
2. Minimiser les coûts fixes plutôt que les coûts variables.
Les coûts variables ou les dépenses de l’entreprise augmentent ou diminuent directement avec le niveau de production, qui peut être modifié en fonction de la situation de trésorerie et des besoins de l’entreprise. Par exemple, au lieu de diminuer les montants garantis pour les performances des employés, mettez en place une rémunération basée sur les performances pour le travail bien fait. En minimisant les coûts fixes, les sociétés dont la production et les revenus fluctuent souvent peuvent également minimiser leurs coûts.
3. Revoir les contrats des fournisseurs actuels et rendre le renouvellement automatique facultatif.
Le renouvellement automatique des obligations contractuelles envers les vendeurs pour les accords et les conditions d’achat devrait être facultatif pour permettre une réduction effective des coûts. Avant de changer de fournisseur, vérifiez les principaux fournisseurs et les quantités régulièrement achetées. Il peut y avoir des cas où une entreprise paie pour des volumes d’achat qui dépassent ses besoins. Les relations à long terme avec les vendeurs sont un plus.
D’autre part, il existe des moyens intelligents de gérer les coûts au lieu d’annuler purement et simplement des fournisseurs. Il s’agit notamment d’habiliter les employés à demander des remises et des rabais et de vérifier soigneusement les factures des fournisseurs pour détecter les surfacturations. Si la recherche de nouveaux fournisseurs est un plaisir pour l’entreprise, il est préférable d’avoir plusieurs fournisseurs potentiels (y compris les précédents) et d’essayer de faire la meilleure offre pour garantir un meilleur prix. De cette façon, les entreprises peuvent trouver des fournisseurs moins chers qui offriront toujours le même coût avec le même niveau de service et de produits.
4. Développer et affiner les compétences des employés.
Donnez aux employés les moyens de ne pas se contenter de marchander les réductions des fournisseurs. Une fois qu’ils sont impliqués dans les activités de prise de décision, de constitution d’équipes et de résolution de problèmes de l’entreprise, ils sont également en mesure de contrôler leurs coûts et de produire des moyens permettant à l’entreprise de mieux économiser.
Aider les employés à comprendre comment maîtriser les coûts, améliorer la qualité et la productivité et accroître les performances peut faire ressortir le meilleur d’eux-mêmes. La direction de l’entreprise peut y parvenir en fournissant des informations précises sur les coûts et sur leur lien avec les objectifs de l’entreprise, et en les incitant à s’impliquer davantage. Comme ce sont les personnes qui sont chaque jour directement confrontées aux opérations, elles auront un aperçu du travail et éventuellement de la manière de mieux faire, et à moindre coût.
5. Externaliser les fonctions plutôt que d’utiliser les talents internes.
Certaines fonctions de l’entreprise peuvent également être efficaces malgré leur externalisation. Quelques techniques de gestion des coûts impliquent l’externalisation de plusieurs fonctions d’une entreprise auprès de travailleurs dans tout le pays (voire dans le monde entier). Il s’agit :
- Des fonctions comptables et fiscales ;
- Des services et recherches juridiques ;
- Du traitement des appels entrants et sortants ;
- De l’expertise et la consultation en matière d’affaires, etc.
La société peut bénéficier du coût moins élevé des services d’externalisation des processus d’entreprise ainsi que de l’accès à certains des talents les plus brillants.
6. Investir dans des logiciels de comptabilité et de gestion.
L’exploitation de la technologie rationalise les opérations commerciales et permet aux petites entreprises de concurrencer les plus grandes. Les logiciels de comptabilité peuvent sembler coûteux et inutiles, mais le fait est qu’ils profitent à l’entreprise de nombreuses manières. En outre, le succès des jeunes entreprises a donné naissance à des solutions de comptabilité digitale et des solutions d’entreprise beaucoup plus abordables et néanmoins compétitives, telles que Kwikdroid.
Si les comptables peuvent, par eux-mêmes, effectuer manuellement la plupart des fonctions d’un logiciel de comptabilité, le temps gagné, les ressources maximisées, l’intégration des processus de l’entreprise, ainsi que l’expertise des comptables formés qui développent et maintiennent le système, sont tous précieux. Acquérir des systèmes bien intégrés tels que Kwikdroid, c’est comme avoir un robot comptable et un assistant en un seul. Voici quelques-unes des fonctionnalités qui peuvent être facilement accessibles avec Kwikdroid :
- Vue d’ensemble en temps réel des opérations et des performances de l’entreprise ;
- Facturation et enregistrement des transactions grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères);
- Exécution du processus de rapprochement bancaire avec une fonction multidevise automatisée ;
- Programmation et attribution des réunions ;
- Gestion des contacts et sécurisation des informations des employés ;
- Suivi des achats ;
- Superviser l’achèvement des projets et approuver les demandes de congé ;
- Gestion des salaires et automatisation des mises à jour fiscales.
Ainsi, ne pas avoir à compter sur plusieurs systèmes est une bonne façon de dépenser de l’argent et d’économiser du temps et des ressources.
Conclusion
Comprendre la structure des coûts et des recettes de votre entreprise est l’aspect le plus important d’une gestion efficace des coûts. Si vous identifiez la quantité de produits et de services qui vous sont fournis et les coûts spécifiques directement liés à ces activités génératrices de revenus, vous pouvez mieux analyser les coûts à réduire de manière à ne pas nuire de façon permanente aux activités de l’entreprise, à vos relations avec les fournisseurs et les employés, et à votre réputation auprès des clients. Vous n’avez pas besoin de réduire malicieusement les coûts pour rester au top. Il vous suffit de comprendre les techniques efficaces de gestion des coûts.
Contactez-nous
Si vous êtes intéressé par Kwikdroid, contactez-nous ou rendez-vous sur notre page Kwikdroid pour demander une démo et voir les prix et les forfaits que nous proposons. Vous pouvez également consulter notre page sur la fiscalité et la comptabilité afin d’en savoir plus sur nos services spécialisés.
S.J. Grand propose également des services ERP dans le Cloud pour votre entreprise si vous éprouvez actuellement des difficultés à gérer vos opérations dans le cadre de la pandémie COVID-19. Consultez notre page sur les services informatiques pour en savoir plus.
Découvrez votre salaire net d’impôts et estimez la valeur de votre entreprise sans avoir à quitter WeChat!
Notre mini-programme peut estimer le salaire dans votre secteur d’activité, en fonction de votre niveau d’expérience et de votre poste. C’est un outil précieux pour les négociations salariales!
Scannez le QR code pour utiliser nos calculateurs gratuits!
